ECO TUK TUK a mis en place un système de dénonciation, ou système de rapport interne, en tant qu’outil clé (au sein du système de conformité réglementaire) afin de fournir un mécanisme objectif et efficace permettant à toute personne en relation avec l’entreprise de signaler tout fait, indication, irrégularité, risque ou connaissance d’éventuelles infractions et/ou violations de la réglementation dans son champ d’application et dans ses opérations:
- Tout fait, indication, irrégularité, risque ou connaissance d’éventuelles infractions et/ou du non-respect de la réglementation dans son champ d’activité et ses opérations.
- Toute action contraire aux politiques, protocoles, procédures et codes de conformité internes en vigueur.
- Toute indication, suspicion ou preuve d’un comportement contraire à l’éthique, discriminatoire ou antiégalitaire et d’un éventuel harcèlement professionnel et/ou sexuel.
- Toute opération suspecte, incidence ou risque dans le domaine de la « prévention du blanchiment d’argent et du financement du terrorisme », de la fraude, de la corruption ou de l’existence de conflits d’intérêts.
- Toute autre action ou omission susceptible de constituer une infraction pénale ou administrative grave ou très grave ou une violation du reste du système juridique.
- Tout doute par rapport à la réglementation.
Les faits rapportés doivent être véridiques, le plaignant doit donc s’assurer que les informations fournies sont correctes. Les plaintes peuvent être déposées par le biais du canal en ligne obligatoire prévu à cet effet ou par demande verbale à la personne responsable du système d’information. À cet égard, le canal en ligne est fourni sous la forme d’une adresse web https://edba.responsabilidadpenal.com, à laquelle on accède après avoir saisi le code « ECO TUK TUK », où l’on peut faire part de sa communication.
Ce canal a été mis en place en tant qu’élément clé et idéal pour la supervision, le contrôle et la prévention dans le domaine de la conformité éthique et réglementaire, dans le but de promouvoir une culture de transparence, d’éthique et d’absence de corruption, de fraude ou d’infractions administratives et/ou pénales, conformément aux dispositions de la loi 2/2023, du 20 février, « sur la protection des informateurs », et comme déterminé par l’article 31 bis du CP sur la conformité, la circulaire 1/16 du bureau du procureur général de l’État et la jurisprudence de la Cour suprême en la matière. À cet égard, ECO TUK TUK a élaboré une politique qui définit et explique les principes généraux du système interne d’information et de défense des dénonciateurs et garantit, entre autres, la confidentialité, la protection des dénonciateurs et le traitement établi par la loi 2/2023 du 20 février, ainsi que les droits du dénonciateur et de la personne dénoncée. En outre, il existe une procédure de gestion, de traitement, d’enquête et de résolution des plaintes qui vise à garantir la protection du dénonciateur et la vie privée des personnes concernées, ainsi que la confidentialité des données contenues dans la plainte tout au long du processus de plainte.
D’autre part, ce canal fournit un moyen confidentiel et sûr à toute personne impliquée dans ECO TUK TUK de signaler toute activité suspecte ou illégale à ECO TUK TUK sans crainte de représailles.
Le système d’information interne de ECO TUK TUK garantit la confidentialité de l’identité des informateurs et de tout tiers mentionné dans la communication, ainsi que les actions menées dans le cadre de la gestion et du traitement des communications, en tenant compte, dans tous les cas, des règles de protection des données et en empêchant l’accès du personnel non autorisé.
Ce canal ne peut être utilisé pour effectuer des signalements présentant les caractéristiques suivantes :
- Fausses plaintes.
- Plaintes manifestement de mauvaise foi (par exemple, une plainte déposée plusieurs fois avec une version différente des faits).
- Allégations non fondées ou allégations sans preuves concrètes ou déterminées (par exemple : « Je trouve les actions de X suspectes, cela me fait douter qu’il ait agi conformément à la loi »).
- Plaintes génériques parce qu’elles n’incluent pas l’ensemble des données considérées comme le minimum pour les plaintes : comportement effectué, date(s) à laquelle (auxquelles) les événements ont eu lieu, centre(s) impliqué(s) et type de réglementation enfreinte (par exemple : « Un collègue a de mauvaises pratiques de marketing avec certains clients »). De même, si une plainte concerne spécifiquement le contenu d’un dossier/document et que celui-ci n’est pas mentionné dans la plainte.
- Plaintes concernant des faits qui ne doivent pas être signalés parce qu’ils n’impliquent aucun manquement à la loi ou à l’éthique (par exemple, le manque d’hygiène d’un employé).
- Plaintes relatives à des faits qui sont devant les tribunaux.
Le registre du canal de plaintes ECO TUK TUK n’est pas public. Dans tous les cas, le canal se conforme et respecte la loi organique 3/2018, du 5 décembre, sur la protection des données à caractère personnel et la garantie des droits numériques. ECO TUK TUK conservera les données personnelles relatives au canal de plaintes pendant le temps strictement nécessaire, conformément aux dispositions de la loi 2/2023 du 20 février.