ECO TUK TUK estabeleceu um canal de denúncias, ou sistema de comunicação interna, como ferramenta fundamental (dentro do Sistema de Cumprimento Normativo) para proporcionar um mecanismo objetivo e eficaz para que qualquer pessoa que se relacione com a empresa possa comunicar:
- Qualquer facto, indício, irregularidade, risco ou conhecimento de possíveis infracções e/ou incumprimentos regulamentares no seu âmbito e operações.
- Qualquer ação contrária às políticas, protocolos, procedimentos e códigos internos de conformidade em vigor.
- Qualquer indício, suspeita ou evidência de comportamento antiético, discriminatório ou anti-igualitário e possível assédio no local de trabalho e/ou assédio sexual.
- Qualquer operação suspeita, incidência ou risco no domínio da “Prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo”, fraude, corrupção ou existência de conflitos de interesses.
- Todas as outras acções ou omissões que possam constituir uma infração penal ou administrativa grave ou muito grave ou qualquer violação do resto do sistema jurídico.
- Qualquer dúvida em relação aos regulamentos.
Os factos denunciados devem ser verdadeiros, pelo que o denunciante deve certificar-se de que as informações prestadas são correctas. As reclamações podem ser efectuadas através do canal online obrigatório disponibilizado ou por solicitação verbal ao responsável pelo Sistema de Informação. Neste sentido, o canal online disponibilizado é o endereço web https://edba.responsabilidadpenal.com, ao qual se pode aceder depois de introduzir o código “ECO TUK TUK”, onde se pode reportar a sua comunicação.
Este canal foi implementado como um elemento chave e ideal para a supervisão, controlo e prevenção no domínio do cumprimento ético e regulamentar, com o objetivo de promover uma cultura de transparência, ética e liberdade de conduta corrupta, fraude ou infracções administrativas e/ou criminais, em conformidade com as disposições da Lei 2/2023, de 20 de fevereiro, “sobre a proteção dos informadores”, e conforme determinado pelo art. 31 bis do PC sobre Compliance, Circular 1/16 da Procuradoria Geral do Estado e a jurisprudência do CS sobre a matéria. Neste sentido, a ECO TUK TUK elaborou uma Política que estabelece e explica os princípios gerais do sistema interno de informação e defesa do denunciante e garante, entre outros, a confidencialidade, a proteção dos denunciantes e o tratamento estabelecido na Lei 2/2023 de 20 de fevereiro, bem como os direitos do denunciante e do denunciado. Além disso, existe um procedimento de gestão, tratamento, investigação e resolução de denúncias que procura garantir a proteção do denunciante e a privacidade das pessoas envolvidas, bem como a confidencialidade dos dados contidos na denúncia, ao longo de todo o processo de denúncia.
Por outro lado, este canal proporciona um meio confidencial e seguro para que qualquer pessoa envolvida com a ECO TUK TUK possa comunicar qualquer atividade suspeita ou ilegal na ECO TUK TUK sem receio de represálias.
O sistema de informação interno da ECO TUK TUK garante a confidencialidade da identidade dos informadores e de qualquer terceiro mencionado na comunicação, bem como as acções realizadas na gestão e processamento das comunicações, tendo em conta, em todos os casos, as normas de proteção de dados e impedindo o acesso de pessoal não autorizado.
Este canal não pode ser utilizado para efetuar comunicações com as seguintes características:
- Falsas denúncias.Denúncias que demonstrem manifestamente má fé (por exemplo, uma denúncia apresentada várias vezes com uma versão diferente dos factos).
- Alegações não fundamentadas ou alegações sem provas concretas ou determinadas (por exemplo, “Considero as acções de X suspeitas, o que me faz duvidar que ele tenha agido de acordo com a lei”).
- Queixas genéricas por não incluírem o conjunto de dados considerados mínimos para as queixas: conduta praticada, data(s) em que os factos ocorreram, centro(s) envolvido(s) e tipo de regulamentação infringida (ex.: “Um colega pratica más práticas de marketing com alguns clientes”). Do mesmo modo, no caso de uma queixa dizer respeito especificamente ao conteúdo de um dossier/documento e este não for indicado na queixa.
- Queixas relativas a factos que não são comunicáveis por não envolverem qualquer infração ilegal ou ética (por exemplo, falta de higiene de um empregado).
- Queixas relativas a factos que se encontram em tribunal.
O registo do Canal de Reclamações ECO TUK TUK não é público. Em qualquer caso, o canal cumpre e respeita a Lei Orgânica 3/2018, de 5 de dezembro, sobre a Proteção de Dados Pessoais e a garantia dos direitos digitais. A ECO TUK TUK conservará os dados pessoais relativos ao Canal de Reclamações durante o tempo estritamente necessário, em conformidade com o disposto na Lei 2/2023 de 20 de fevereiro.